GAZZETTA UFFICIALE N. 36 SERIE GENERALE DEL 13/2/1999       
       
  Circolare 2 febbraio 1999, n. 2 - Decreto del Presidente       
       
  della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 403, recante norme di       
       
  attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997,       
       
  n. 127,in materia di semplificazione delle certificazioni       
  amministrative.     
      
Ministrero dell'Interno 
  Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri:       
       
  Segretariato generale dipartimento della funzione pubblica
  A tutti i Ministeri: Gabinetto
  Alle aziende e amministrazioni autonome dello Stato
  Agli enti pubblici non economici
  Alle regioni a statuto speciale
  Alle regioni a statuto ordinario
  Alle province autonome di Trento e Bolzano
  Ai commissari del Governo
  Ai prefetti della Repubblica
  Alle camere di commercio, industria, artigianato agricoltura       
       
  e, per conoscenza:
  Al Gabinetto dell'onorevole sig. Ministro
  Al Dipartimento della pubblica Sicurezza
  Alla Direzione generale per l'amministrazione generale e per gli affari del personale
  All'Istituto nazionale di statistica
  All'ANCI
  All'U.P.I.
  All'U.N.C.E.M.
  All'ANUSCA       
       
  Nella Gazzetta Ufficiale n. 275 del 24 novembre 1998, e' stato pubblicato il decreto del Presidente della Repubblica n. 403 del 20
  ottobre 1998, recante il regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3, della legge 15 maggio 1997, n. 127, in materia di semplificazione
  delle certificazioni amministrative.       
       
L'emanazione del regolamento, previsto dall'art. 1 della legge n. 127/1997 conclude l'opera di
semplificazione delle procedure amministrative iniziata con la legge stessa.       
       
  L'entrata in vigore del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998 e' fissata al 23 febbraio 1999
in virtù del disposto dell'art. 1, comma 1, della legge n. 127/1997.&nbsp; 
Da quella data, e' opportuno sottolinearlo, sono abrogate per espressa previsione del successivo comma 2 tutte le  disposizioni, anche di legge, incompatibili con le disposizioni
del decreto del Presidente della Repubblica in questione, oltre quelle espressamente
abrogate dall'art. 13 dello stesso decreto del Presidente della Repubblica.       
       
Ciò evidenzia la portata innovativa della nuova disciplina. Considerata l'imminenza dell'entrata in vigore, si ritiene  opportuno non soltanto richiamare
  l'attenzione sulle esigenze di semplificazione contenute nella delega al Governo e quindi nel
  successivo decreto del Presidente della Repubblica ma anche fornire, sentito l'Osservatorio per l'attuazione della
  legge n. 127/1997 (composto da rappresentanti della Presidenza del Consiglio dei
  Ministri, del Ministero dell'interno e del Dipartimento della funzione pubblica), un primo commento ai singoli articoli della
  nuova normativa.       
       
  Il legislatore si e' posto l'obiettivo di ridurre sensibilmente il numero delle certificazioni, in
  particolare da parte delle amministrazioni comunali, e di dare il massimo impulso all'applicazione dell'istituto dell'autocertificazione
  (art. 1), che sostituisce, salvo specifiche disposizioni di legge (art. 2, comma 1), qualsiasi tipo di certificato che il
  cittadino debba esibire ad una pubblica amministrazione.       
       
Quindi il ricorso all'autocertificazione diventa il principio fondamentale cui deve adeguarsi l'azione di qualsiasi pubblica amministrazione,
unitamente a quello di acquisire autonomamente dati o notizie relative al cittadino senza
richiedere allo stesso il relativo certificato. 
In luogo della certificazione si ha l'acquisizione d'ufficio dei dati o la loro estrazione da altri documenti
in possesso dell'interessato, purché sia certa la provenienza dei dati medesimi (art. 7, comma 2). 
In sostanza viene riaffermato e rafforzato il principio già introdotto dall'art. 5 della legge n. 15/1968, ripreso poi  dall'art.3, comma 1, della legge n. 127/1997, secondo il quale
è consentita l'assunzione diretta di dati da altri documenti  che assicurino la certezza della fonte di provenienza dei dati
medesimi, come ad es. l'assunzione dei dati di nascita o di  residenza dalla carta di
identità, dalla patente di guida o da altro certificato già in possesso dell'interessato.       
       
L'entrata in vigore del decreto del Presidente della Repubblica n. 403
comporterà un completo rinnovamento delle  procedure sinora seguite dalle varie amministrazioni
pubbliche, alcune delle quali già sono individuate nell'art. 1,   comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica: scuole,
università, uffici provinciali della motorizzazione civile.   Si tratta degli uffici che
più di altri richiedono certificazioni
al cittadino ma non sono gli unici destinatari della norma,  in quanto il suddetto decreto del Presidente della Repubblica, attuando la legge
n. 127/1997, si riferisce a tutto il comparto della pubblica  amministrazione (art. 3, comma 2, della stessa legge n. 127/1997).&nbsp;       
       
Ciò premesso si ritiene necessario esaminare e commentare i  singoli articoli del decreto del Presidente della Repubblica n.   403, al fine di evidenziare gli aspetti innovativi, anche nei  confronti della stessa legge n. 15/1968, ed il suo raccordo con  le ulteriori innovazioni procedurali introdotte dalla legge n. 191/1998.       
       
  L'art. 1 amplia l'utilizzo dell'autocertificazione già prevista  dall'art. 2 della legge n. 15/1968, estendendola a tutte le situazioni che formano oggetto di certificazione non restrittiva dell'art. 2 della legge n. 15/1968.      
       
  In definitiva si amplia la sfera di applicabilità della norma  anche a quei fatti, stati e
qualità personali che erano stati presi  in considerazione dal decreto del Presidente della Repubblica  n. 130/1994 come dichiarazioni temporaneamente sostitutive,   estendendo ora l'utilizzo dell'autocertificazione a tutti i  certificati necessari per iscriversi alle scuole, alle
università  e a tutti quelli da presentare agli uffici provinciali della  motorizzazione civile,
nonché agli estratti di stato civile ed  ai certificati rilasciati in base ai registri demografici  e richiesti dai comuni nell'ambito dei procedimenti di loro  competenza.&nbsp;       
       
  L'art. 2 estende i casi di utilizzo della dichiarazione  sostitutiva dell'atto di
notorietà già prevista dall'art. 4  della legge n. 15/1968, ricomprendendo anche i casi non rientranti  nella previsione dell'art. 2 della legge n. 15/1968.  
       
  E' ora possibile attestare con tale dichiarazione che la copia di  una pubblicazione e' conforme all'originale, e tale dichiarazione  ha valore di copia autentica nei concorsi per titoli. La norma  e' di notevole
utilità per lo snellimento della presentazione  delle domande ai concorsi per titoli, in quanto evita al  cittadino di dover richiedere anche l'autenticazione di  qualsiasi tipo di documentazione che possa costituire titolo, oltre  alle pubblicazioni, come ad es. diplomi, titoli di studio,  abilitazioni, articoli e quanto altro da allegare a domande  per la partecipazione a concorsi ed evita di dover richiedere  l'autentica della propria dichiarazione.  
       
  Lo stesso art. 2 prevede, inoltre, che l'eventuale accertamento  della
veridicità delle dichiarazioni sia compiuto direttamente  dall'amministrazione presso il soggetto competente.       
  L'interessato, per abbreviare l'iter del procedimento, può  esibire o inviare per via telematica copia,
ancorché non  autenticata, dei certificati in suo possesso, ma non ha un onere  in tal senso, perché l'amministrazione è tenuta a procedere autonomamente.  
       
  Quanto alla sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva  dell'atto di
notorietà richiesta dalla legge n. 15/1968, la legge  n. 127/1997 ha soppresso la
necessità di autenticazione della  sottoscrizione, se la stessa viene apposta in presenza del dipendente  addetto, sia esso appartenente ad una pubblica amministrazione  o a un gestore o esercente di pubblico servizio.  
       
  Successivamente la legge n. 191/1998, al comma 11 dell'art. 2, ha  chiarito che in tal caso non e' richiesta l'autenticazione della  sottoscrizione neppure nel caso in cui contenga dichiarazioni  sostitutive rese ai sensi degli articoli 3 e 4 della legge n. 15/1968.       
       
Le disposizioni della legge n. 191/1998 fanno sì che le istanze  dirette ad una pubblica amministrazione non devono essere
più autenticate,   anche se contengono dichiarazioni sostitutive dell'atto di
notorietà,   e vanno presentate con le modalità indicate dal precedente  comma 10, che ha sostituito il comma 11 dell'art. 3 della legge  n. 127/1997. L'abrogazione della autenticazione della  sottoscrizione e' stata estesa, in base ad una interpretazione
logico sistematica di tutta la legislazione di semplificazione,  anche a quelle dichiarazioni rese ai sensi dell'art. 4 della legge  n. 15/1968 non comprese in una istanza ad una pubblica amministrazione,   ma comunque richiamate nell'istanza medesima o ad essa  collegata funzionalmente, anche se prodotte non contestualmente ma  in un secondo momento. Interpretazione questa condivisa dal  Dipartimento della funzione pubblica nella circolare  MIACEL n. 14 del 2 settembre 1998, pubblicata nella Gazzetta  Ufficiale n. 212 dell'11 settembre, inerente il rilascio  della carta di
identità.&nbsp;       
       
  Peraltro occorre considerare che, come enunciato dall'art. 1 della legge n. 15/1968, la stessa si applica esclusivamente nei  rapporti tra pubblica amministrazione e cittadino e, salve specifiche  eccezioni ammesse dalla legge, tale rapporto si svolge in base  ad una istanza scritta rivolta dal cittadino ad una pubblica  amministrazione - nel cui ambito sono da ricomprendersi  anche i gestori di pubblici servizi - per ottenere l'emissione  di un provvedimento amministrativo di qualsiasi specie. Ne  consegue che le dichiarazioni in questione possono essere rese solo  in tale contesto (con l'istanza o successivamente a completamento  di una istanza
già presentata).  
       
  Coerentemente l'art. 6, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica prevede che le amministrazioni nel predisporre i moduli  delle istanze ad esse rivolte predispongano le formule e le relative  dichiarazioni sostitutive.       
       
  Di conseguenza il successivo art. 13, comma 3, abroga il  penultimo comma dell'art. 20-bis della legge n. 15/1968, che  prevedeva l'ammonizione in sede di autenticazione della sottoscrizione.         
       
  L'art. 3 si occupa della presentazione delle dichiarazioni  sostitutive di atto di
notorietà, stabilendo che possono essere  presentate anche contestualmente all'istanza e sono sottoscritte  in presenza del dipendente addetto che procede anche all'autenticazione  delle copie a lui presentate.       
       
  E' da sottolineare che la norma non parla di autenticazione della  sottoscrizione ne', tanto meno, abroga o reca innovazioni all'art. 3,   comma 11, della legge n. 127/1997
così come modificato dall'art. 2,   commi 10 e 11, della legge n. 191/1998. Ne consegue che  quando la dichiarazione e' contenuta nell'istanza ovvero e' contestuale  o collegata o richiamata dalla stessa, non deve essere autenticata  se presentata o inviata unitamente a fotocopia di documento  di riconoscimento.       
       
  L'art. 4 ha semplificato la procedura relativa alle dichiarazioni  rese da chi non sa o non
può firmare, già disciplinata  dall'art. 21 della legge n. 15/1968, eliminando i testimoni ed  affidando al pubblico ufficiale il compito di ricevere la  dichiarazione ed attestare le cause dell'impedimento.     
       
  Al riguardo occorre specificare che deve trattarsi di impedimenti  fisici o di analfabetismo, per cui rimangono esclusi i casi di
incapacità  di intendere e di volere, in relazione ai quali continuerà a  trovare applicazione l'art. 8 della legge n. 15/1968, limitatamente  alla parte in cui le dichiarazioni verranno rese da chi esercita  la
potestà genitoriale o la tutela senza alcuna autentica di  sottoscrizione.       
       
  Per quanto riguarda l'individuazione del pubblico ufficiale, la  norma non fornisce alcuna indicazione; deve ritenersi che abbia fatto  principalmente riferimento al funzionario competente a ricevere la documentazione.  
       
  Per quanto riguarda gli invalidi civili, si ricorda il disposto  dell'art. 1, commi 248 e 249, della legge 23 dicembre 1996, n. 662,   in base al quale le dichiarazioni da rendersi dagli invalidi  civili e da chi esercita la tutela, vanno presentate entro il 31  marzo di ogni anno alla prefettura, all'unita' sanitaria locale  o al comune senza alcuna operazione di autentica della sottoscrizione.  
       
  L'art. 5 ha equiparato i cittadini comunitari a quelli italiani  ai fini della
possibilità di rendere le dichiarazioni sostitutive.   Per i cittadini extracomunitari l'equiparazione riguarda soltanto  coloro che sono residenti e limitatamente a quei fatti, stati e
qualità che possono essere convalidati da soggetti pubblici o privati italiani.
Ciò spiega l'abrogazione dell'art. 3 della legge n. 15/1968 e  delle dichiarazioni temporanee ivi previste, che non hanno
più ragione  di esistere (art. 13, comma 2), in quanto tutto l'impianto  del decreto del Presidente della Repubblica n. 403 esonera il cittadino  dall'obbligo di produrre documentazioni.       
       
  L'art. 6 reca disposizioni generali in materia di dichiarazioni  sostitutive, stabilendo che esse hanno la stessa
validità temporale  degli atti che sostituiscono.       
       
  Viene inoltre disposto che le amministrazioni predispongono la  modulistica necessaria per rendere tali dichiarazioni, inserendo  le relative formule ed un richiamo alle sanzioni penali previste  dall'art. 26 della legge n. 15/1968 ed una eventuale informativa  ai sensi dell'art. 10 della legge n. 675/1996 sulla protezione dei dati personali.  
       
  L'art. 7 prevede una ulteriore semplificazione, che si riconnette  a quanto già stabilito dagli articoli 10 della legge n. 15/1968  e 18 della legge n. 241/1990, ovverosia l'acquisizione diretta dei  documenti da parte della amministrazione procedente presso altri uffici  indicati dall'interessato, nei casi in cui il medesimo non voglia o  non sia in grado di avvalersi delle autocertificazioni previste  dagli articoli 1 e 2 del decreto del Presidente della Repubblica  n. 403. L'acquisizione
potrà avvenire, come dispone il decreto  del Presidente della Repubblica, a mezzo fax o di altri  strumenti telematici o informatici come ad esempio la posta  elettronica, prevedendo l'indicazione dell'amministrazione, del  responsabile dell'ufficio ed un recapito telefonico. In  tal caso si e' in presenza di uno scambio di atti tra uffici e di  conseguenza, secondo l'interpretazione fornita dal Ministero  delle finanze con risoluzione n. 603 del 16 novembre 1993, i  documenti saranno tutti esenti dall'imposta di bollo,  trovando applicazione l'art. 16 della tabella annessa  al decreto del Presidente della Repubblica 27 ottobre 1972, n. 642.  
       
  L'art. 8 si occupa della riservatezza dei dati contenuti nei  documenti trasmessi alle pubbliche amministrazioni, stabilendo che  essi devono contenere i dati strettamente necessari alle
finalità  per cui vengono acquisiti. Tale disposizione va riferita in  particolare alle certificazioni anagrafiche rilasciate dalle  amministrazioni comunali: il certificato di residenza, ove spesso  viene inserita senza alcuna legittimazione la cittadinanza  degli stranieri residenti e lo stato di famiglia anagrafico,  in cui, nonostante le precise disposizioni impartite da questo  Ministero con circolare n. 11 del 23 luglio 1996, vengono ancora  indicate le relazioni di parentela, di stato di figlio adottivo  ed anche lo stato civile dei coniugati. In tal modo si va oltre la  funzione attribuita dalla legge a tali certificati e si invade  la sfera di riservatezza dei cittadini.  
       
  Si ribadisce pertanto che in base all'art. 33 del decreto del  Presidente della Repubblica n. 223/1989 i certificati anagrafici  devono contenere, oltre alle
generalità del soggetto, soltanto  l'oggetto della certificazione.       
       
  Il comma 2 fa divieto ai direttori sanitari di rilasciare il  certificato di assistenza al parto, che viene sostituito da una attestazione  contenente i dati necessari per formare l'atto di nascita e da un  certificato di assistenza al parto in forma anonima, da rilasciare  per esigenze statistiche. La norma conferma quanto
già stabilito  dall'art. 2 della legge n. 127/1997, che ha sostituito  integralmente l'art. 70 del regio decreto 7 luglio 1939, n. 1238  per quel che riguarda le dichiarazioni di nascita.  
       
  L'art. 9 prevede l'acquisizione degli estratti di atti di stato  civile d'ufficio esclusivamente per il cambio dello stato civile  (come ad es. il matrimonio) e per particolari
necessità istituzionali delle singole amministrazioni.  
       
  La norma, in pratica, fa venire meno la necessità di richiesta  di estratti da parte dei cittadini, anche in conseguenza dell'agevolazione  prevista dall'art. 1, lettera i), che consente di autocertificare  tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei  registri di stato civile. Al riguardo e' opportuno ricordare che,   in base al vigente ordinamento di stato civile, per estratti  si intendono (articoli 184 e 185), sia quelli per  riassunto (art. 184), sia quelli per copia integrale (art. 185).  Ne consegue che la disposizione riguarda ambedue le fattispecie,   non avendo fatto il legislatore alcuna distinzione.  
       
  L'art. 10 pone una eccezione all'uso dell'autocertificazione,  disponendo che i certificati medici, sanitari, di origine, di
conformità  alle norme CE, i brevetti ed i marchi non possono essere sostituiti  da altro documento. Per tali atti e' necessario richiedere  appositi certificati. Viene poi previsto un unico certificato medico  di
idoneità alla pratica non agonistica di attività sportiva.         
       
  Nell'art. 11 e' previsto l'obbligo dello svolgimento di controlli  anche a campione sulla
veridicità delle dichiarazioni sostitutive,   prevedendo che la relativa conferma dei dati da parte dell'amministrazione  che li detiene
può essere acquisita anche per via telematica,  prescindendo dall'acquisizione cartacea, come gia' ricordato  all'art. 5.       
       
  Il comma 3 dell'art. 11 e' di natura organizzativa, in quanto  prescrive di introdurre nella modulistica le avvertenze che sostituiscono  l'ammonizione prevista nel procedimento di autentica, ed  aggiunge una sanzione ulteriore, consistente nella decadenza  dai benefici conseguiti a seguito di un provvedimento adottato  in base ad una dichiarazione rivelatasi, successivamente, mendace.        
       
  L'art. 12 sostituisce il termine generico di "certificato" con  quello di "diploma" e "patentino", riferito, rispettivamente, ai  titoli attestanti
idoneità professionali ovvero l'assenso all'esercizio  di determinate attività.       
       
  L'art. 13 abroga esplicitamente alcuni articoli della legge n.  15/1968 e, precisamente, il 3, il 20-bis, il penultimo comma dell'art. 26,   il 27 e l'intero decreto del Presidente della Repubblica 24 gennaio 1994, n. 130.  
              
  I prefetti vorranno dare la massima diffusione al presente  documento di indirizzo presso tutte le amministrazioni pubbliche  ricomprese nell'ambito delle rispettive province, e risolvere i  dubbi che le stesse amministrazioni manifestassero nell'applicazione  delle misure di semplificazione.       
       
  Si rammenta che il rifiuto dell'applicazione della normativa in  esame viene sanzionato dallo stesso decreto del Presidente della  Repubblica e dalla legge n. 127/1997 come violazione dei doveri di  ufficio.       
       
  E' dovere di ogni singola amministrazione applicare direttamente,  nell'ambito dei procedimenti di propria competenza, le norme di semplificazione.  
       
  Si resta in attesa di un cortese cenno di assicurazione e,  successivamente, di informazione periodica sullo stato di applicazione  del decreto del Presidente della Repubblica n. 403.       

Il Ministro: Vigneri